Datenschutzinformationen des Notars

Der Datenschutz hat für Notare, die ein öffentliches Amt bekleiden, seit jeher eine hohe Bedeutung. Als Notar lege ich daher besonderen Wert auf die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten. Ich verarbeite Ihre personenbezogenen Daten nur, soweit es für die Erledigung Ihres Anliegens und zur Erfüllung der mir obliegenden gesetzlichen Pflichten notwendig ist.

1. Verantwortlicher, Datenschutzbeauftragter und Aufsichtsbehörde

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bin ich, Notar Ralf Klingeberg mit Amtssitz in Verden (Aller). Sie können sich in allen Datenschutzfragen an mich, an meinen Datenschutzbeauftragten oder an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden:

Verantwortlicher
Notar Ralf Klingeberg
Johanniswall 2
27283 Verden (Aller)
Telefon: 04231 92420
Fax: 04231 924218
E-Mail: info@anwalt-verden.de

Betrieblicher Datenschutzbeauftragter
Rechtsanwalt Alexander Grantz
Johanniswall 2
27283 Verden (Aller)
E-Mail: datenschutzbeauftragter@anwalt-verden.de

Zuständige Aufsichtsbehörde
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511 120-4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

2. Quellen und Inhalte der Daten

Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwälten, Steuerberatern, Maklern oder Kreditinstituten) erhalte. Hierbei handelt es sich in aller Regel um folgende Daten:

• Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, im Einzelfall Ihre Geburtsregisternummer;
• Daten zur Kontaktaufnahme, z. B. Anschrift, Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse;
• bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikationsnummer;
• in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation sowie gegebenenfalls Angaben zu Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, etwa weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
• in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen zu Dritten, wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- und Kontonummern bei Kreditinstituten;
• in bestimmten Fällen auch Daten zu Ihren Einkommens- und Vermögensverhältnissen.

Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, z. B. aus dem Grundbuch, dem Handels-, Gesellschafts- und Vereinsregister.

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Als Notar bekleide ich ein öffentliches Amt. Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und gegebenenfalls weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen gewünschten notariellen Tätigkeiten entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und zum Vollzug von Urkundsgeschäften sowie zur Durchführung von Beratungen.

Die Verarbeitung erfolgt daher immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe c und e der Datenschutz-Grundverordnung). Würden die gesetzlich geforderten Daten nicht bereitgestellt, müsste ich die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen.

4. Weitergabe der Daten

Sowohl ich als Notar als auch meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und sonst von mir Beauftragte unterliegen einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Ich darf die mir anvertrauten Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit ich dazu im Einzelfall verpflichtet bin, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung oder gegenüber öffentlichen Registern wie dem Grundbuchamt, dem Handels-, Gesellschafts- oder Vereinsregister, dem Zentralen Testamentsregister oder dem Zentralen Vorsorgeregister, sowie gegenüber Gerichten und Behörden.

Ich unterliege darüber hinaus der Dienstaufsicht und bin unter Umständen verpflichtet, meiner Aufsichtsbehörde oder der Notarkammer Auskünfte zu erteilen. Auch diese Stellen unterliegen einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht.

Seit 2022 werden das Urkundenverzeichnis, das Verwahrungsverzeichnis und die elektronische Urkundensammlung im Elektronischen Urkundenarchiv geführt, das die Bundesnotarkammer als Urkundenarchivbehörde betreibt. Die dort verwahrten Dokumente sind verschlüsselt und nur für die verwahrende Stelle zugänglich.

5. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union erfolgt nur auf Ihren besonderen Antrag oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem solchen Land ansässig ist.

6. Dauer der Speicherung

Die von mir verarbeiteten personenbezogenen Daten werden im Rahmen meiner gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach § 50 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) aufbewahrt. Für Unterlagen, die seit dem 1. Januar 2022 erstellt werden, gelten insbesondere folgende Fristen:

• Eintragungen im Urkundenverzeichnis: 100 Jahre
• Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis: 30 Jahre
• Dokumente in der Urkundensammlung (Papier): 30 Jahre
• Dokumente in der elektronischen Urkundensammlung, der Erbvertragssammlung und der Sondersammlung: 100 Jahre
• Dokumente in der Nebenakte: 7 Jahre
• Dokumente in der Generalakte: 30 Jahre

Die Fristen beginnen jeweils mit dem Kalenderjahr, das auf die Eintragung, die Beurkundung oder den Abschluss des Amtsgeschäfts folgt. Für ältere Unterlagen gelten die Fristen des § 51 NotAktVV; danach werden etwa die Urkundensammlung und die Erbverträge 100 Jahre aufbewahrt.

Nach Ablauf der Fristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe c der Datenschutz-Grundverordnung aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten oder berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin.

7. Ihre Rechte

Ihnen stehen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) sowie
• Beschwerde bei der oben genannten Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Diese Rechte können durch die notarielle Verschwiegenheitspflicht und die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten eingeschränkt sein.

Haben Sie noch Fragen, so wenden Sie sich bitte an meinen Datenschutzbeauftragten.

Ihr Notar Ralf Klingeberg